Von der Idee zum Projekt – das Phasenmodell mit Qualitygates

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Gute Ideen sind teuer. Teurer ist, diese versickern oder wild wuchern zu lassen. Ein von mir oft beobachteter Vorgang ist, Ideen in einer Gruppe oder Fachabteilung solange zu formen und zu bearbeiten bis sie fast Projektreife erlangt haben um dann festzustellen, dass für die Umsetzung keinerlei Budget bzw. Ressourcen zur Verfügung stehen. Kommt dies wiederholt vor, sinkt die Motivation neue Ideen einzubringen, denn keiner arbeitet gerne für den Papierkorb.

Um diesem entgegen zu wirken bietet sich für die Erfassung und Bewertung von Ideen, Vorschlägen und Anregungen ein Phasenmodell mit Quality Gates an. Ideen werden nur soweit ausgearbeitet, dass sie dem Projekt- / Programmportfoliomanagement bzw. Auftraggeber vorgestellt und mit ihnen / ihm besprochen werden können. Es spricht nichts dagegen, dass der ideengebende Mitarbeiter in den weiteren Prozessen als Berater hinzugezogen wird.

Mir ist durchaus bewusst, dass dies gerade in Unternehmen ein heikler Prozess ist, welcher von den Entscheidern viel Fingerspitzengefühl erfordert.
Die größten Gefahren liegen in:

  • der Fehleinschätzung und Ablehnung einer guten Idee
  • oder dem Gegenstück: dem Forcieren einer schlechten Idee
  • der Entscheidungsgewalt in wenigen Händen
  • dem Aneignen von Ideen anderer Mitarbeiter

Allerdings überwiegen die Vorteile:

  • zentrale Erfassung und Speicherung (z.B. für spätere Umsetzung)
  • Abgleich mit Unternehmenszielen
  • Standardisierung
  • Verhinderung der Mehrarbeit durch Verfolgen nicht umsetzbarer Ideen
  • Konzentration der Arbeitskräfte auf bestehende, aktive Projekte

Das zentrale Element für die Umsetzung von Ideen ist in Unternehmen das Projekt- bzw. Productportfoliomanagement, bei Agenturgeschäften der Auftraggeber, falls dieser das Portfoliomanagement nicht ausgelagert hat. Das Portfoliomanagement hat den unternehmensweiten Überblick über laufende und anstehende Projekte bzw. Produkte inklusive der Ressourcen und Mitarbeiter. Die Bewertung der Ideen und Vorschläge und Abgleich mit den Unternehmenszielen obliegt ihnen.

An jedem Quality-Gate findet eine Prüfung der erledigten Aufgabe statt. Ist diese unvollständig kann diese nicht weitergegeben werden. Die Weitergabe von Fehlern bzw. Durchführung ungeprüfter Aufgaben wird hierdurch vermieden.

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