Die Crux mit den Zielen

Jeder kennt das Thema “Ziele setzen” und jeder macht es. Ob beruflich oder privat, Zielsetzungen und -erreichungen bestimmen einen Teil des Lebens. Ob es nun ein Urlaub, das Abnehmen oder ein Projekt ist, bei allen wollen wir etwas bestimmtes – meist lohnenswertes – erreichen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das Setzen von Zielen im Privatleben meist besser funktioniert als im beruflichen Umfeld. Teilweise erfolgt es regelrecht intuitiv. Nehmen wir zum Beispiel die Planung eines Urlaub, wir wissen,

• wo wir hinwollen
• wie wir da hinkommen
• unser Budget
• den Startzeitpunkt
• den Endzeitpunkt
• was wir sehen wollen
• was wir mitnehmen müssen
• ob wir Impfungen, Reisepass, Visa usw. benötigen.

Kennt jeder. Was, wann, wie – klassisches Projektmanagement.

Im Gegensatz dazu, steht das Handeln im beruflichen Umfeld. Hier lassen sich in aller Regelmäßigkeit, streckenweise regelrecht absurde, Zieldefinitionen beobachten. Die Intuition, die im Privaten hervorragend funktioniert, wird über Bord geworfen und von einer Aufgabe zur nächsten getaumelt. Neben völlig unrealistisch erreichbaren Zielen tauchen sogar – bei genauerer Betrachtung – sich gegenseitig ausschließende Ziele innerhalb eines Projektes auf.

Der Rekordhalter ist allerdings die ungenaue Zielsetzung.

Ein Klassiker: “Ich möchte mehr Umsatz”. Das ist sehr löblich, allerdings völlig unbrauchbar als Ziel. “Ich möchte eine Umsatzsteigerung von 15% zum Vorjahr bei gleichbleibenden Kosten.” Das ist schon mehr wert. Und hier liegt die Crux, ein Ziel besteht aus einer genauen Zieldefinition. Kein Wischiwaschi, sondern messbare Faktoren werden gebraucht. Damit daraus auch ein Projekt werden kann, werden u.a. noch Maßnahmen wie das Ziel zu erreichen ist, benötigt.

Projektziele müssen in Beziehungen zueinander gesetzt werden

Im Allgemeinen besteht ein Projekt aus einem oder mehreren Hauptzielen, heruntergebrochen in Teilziele. Um rechtzeitig zu erkennen ob die Projekt(teil)ziele wie angedacht erreicht werden können, müssen sie in Beziehung zueinander gesetzt werden. Je größer und umfangreicher das Projekt umso höher ist der Stellenwert dieser Analyse. Das gilt vor allem, wenn das Projekt von mehreren Abteilungen oder gar Firmen bearbeitet wird, welche nicht in permanenten Kontakt stehen. Dies steigert sich enorm, wenn noch sprachliche Barrieren hinzukommen.

Sich gegenseitig fördernde Ziele

Ein Ziel fördert ein anderes Ziel, im besten Falle auch umgekehrt.
Handlungsempfehlung: Beobachten

Konkurrierende Ziele

Ein Ziel beeinträchtigt ein anderes Ziel.
Handlungsempfehlung: Priorisieren

Neutrale Ziele

Ein Ziel hat keinen Einfluss auf ein anderes Ziel. Allerdings kann es umgekehrt anders sein (Neubewertung vonnöten).
Handlungsempfehlung: Durchführen

Sich ausschließende Ziele

Ein Ziel schließt ein anderes Ziel aus.
Handlungsempfehlung: Beseitigen

Nichtziele definieren

Ein wichtiger Bestandteil der Zieldefinitionen ist das Erfassen der Nichtziele. Diese Dokumentation dient dazu die Grenzen eines Projektes fest zu ziehen. Die Negativliste hilft zusätzlich bei der Minimierung von Interpretationsspielräumen und Unklarheiten.

Projektziele müssen priorisiert werden

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Priorisierung der Ziele, hierfür bietet sich die folgende Unterteilung an:

• Mussziel; zu 100% zu erreichen
• Sollziel, weitesgehend zu erfüllen
• Kannziel, wünschenswert

An dieser Stelle kann bereits abgesehen werden, welche Ziele bei Verzögerungen “hinten runterfallen” bzw. in ein Folgeprojekt nachgelagert werden können / müssen.

Hilfsmittel zum Definieren von Zielen

Es gibt sehr viele gute Hilfsmittel zum Definieren von Zielen, die Bekanntesten und häufig von mir genutzten sind:

Klassisch

Das Ziel ist:

• verständlich
• nicht interpretierbar und widerspruchsfrei
• messbar
• realistisch erreichbar
• ergebnisbezogen und lösungsneutral
• Vollständig und dokumentiert

SMART

Das Ziel ist:

• spezifisch
• messbar
• anspruchsvoll
• realistisch
• terminiert

AROMA

Das Ziel ist:

• annehmbar
• realisierbar
• objektiv
• messbar
• aussagefähig