Lessons learned oder die Retrospektive
Lessons learned bzw. die Retrospektive gehört meiner Meinung nach zu jedem Projektabschluss und sollte als Teil in das unternehmensweite Wissensmanagement integriert werden.
Was hat es mit Lessons learned auf sich?
Nach jedem Milestone / Sprint / Projekt findet ein Austausch der Beteiligten statt. Es wird besprochen was gut lief, was nicht so gut lief und verbessert werden kann; welche Probleme während der Arbeit auftraten und wie diese behoben worden sind; welche Maßnahmen aus dem Risiko- oder gar Krisenmanagement funktionierten bzw. nicht funktioniert haben. Durch die Schaffung eines “sicheren Raumes” zum konstruktiven Austausch bei gleichzeitiger Abwesenheit von Vorgesetzten, sind Mitarbeiter eher bereit über Hindernisse bzw. begangene Fehler zu diskutieren. Dies führt automatisch zur Verbesserung der zukünftigen Arbeitsergebnisse. Dieser Prozess ist einerseits für die Stärkung des Team enorm wichtig – erhöht er doch die “Schlagkraft” durch Wissensteilung und -vermehrung, andererseits profitiert das gesamte Unternehmen direkt und indirekt davon.
Damit dieses erworbenene Wissen nicht nur im Team verbleibt, muss es schriftlich festgehalten und den weiteren Mitarbeitern des Unternehmens zugänglich gemacht werden. Dies kann im Intranet oder der Wissensdatenbank sein. Wichtig ist, dass das Wissen allen zugänglich, strukturiert und findbar(!) ist.
Dies bedeutet, mach dir Gedanken darüber, wie ein solches System aufgebaut werden kann, sodass Mitarbeiter damit arbeiten können und wollen. Einfach nur ellenlange Dokumente erstellen und hoffen, dass diese über die Volltextsuche gefunden werden, ist kontraproduktiv.
Zur Anregung: Anbieten könnte sich die folgende Struktur als rudimentäre Grundlage
| Projekt | Kategorie | Problem / Risiko | projektierte Maßnahme | hat funktioniert (ja/nein) | abweichende Problemlösung |
|---|---|---|---|---|---|
| 1-PR-2019 "Zahlungschnittstelle XYZ" | Technik | Server unterstützte das Modul XYZ nicht. | Wechsel auf anderen Server | nein | Neuschreiben des Moduls |
| 2-KU-2019 "Onlineshopumzug Kunde XYZ" | Leistung | Das Bearbeiten der Arbeitspakete dauerte länger als geplant | Pufferzeiten | ja |
Alternativ ginge auch ein System welches mit Kategorien und Schlagworten arbeiten kann. Möglichkeiten hierzu gibt es viele. Wichtig ist nur: Machen!
